Onboarding: Integration geplant durchführen

Das Onboarding ist das „An-Bord-holen“ eines neuen Mitarbeiters und somit seine Integration ins Team. Hierbei sollten Sie geplant vorgehen. Onboarding und Offboarding umrahmen die Tätigkeit eines Kollegen im Unternehmen. Die beiden Prozesse sorgen also für den ersten und den letzten Eindruck. Lesen Sie hier, worauf es beim Onboarding ankommt.

Onboarding: Bedeutung für die ersten Monate

Wenn ein Mitarbeiter integriert werden muss, ist das eine kritische Zeit. Sein sogenanntes Inplacement kann sehr erfolgreich verlaufen oder scheitern. Die Weichen dafür stellen sich in den ersten Tagen, oft schon am ersten Arbeitstag. Dieser Start beeinflusst maßgeblich die grundsätzliche Haltung des neuen Kollegen zum Unternehmen. Er sollte sich willkommen fühlen. Dann wird er gern, engagiert, motiviert und ideenreich mit seinem Team und für sein Unternehmen arbeiten.

Typische Probleme beim Onboarding

Empfang: “Ich finde leider Ihren Namen nicht.”

Arbeitsplatz: “Für den Anfang reicht das.” (Der Arbeitsplatz wurde nicht vorbereitet.)

Chef: “Nächste Woche zeigt Ihnen ein Kollege alles.“

Kollege: “Das weiß ich nicht, ich bin dafür nicht zuständig.“

HR-Abteilung: “Hat Ihnen niemand gesagt, dass Ihr Team heute auswärts ist?“

 

Solche und ähnliche Situationen treffen neu eingestellte Mitarbeiter bei ihrem Arbeitsbeginn manchmal an. Die Wirkung ist verheerend: Aufgrund solcher Aussagen und Vorfälle denken rund 15 % aller neu eingestellten Kollegen schon am ersten Arbeitstag an Kündigung. Einige von ihnen setzen den Gedanken in die Tat um, sie sind nach wenigen Wochen oder Monaten verschwunden.

Bei Führungskräften herrscht eine besonders große Fluktuation in den ersten 18 Monaten. Die Kosten sind für die Firmen sehr hoch, denn eine Recruiting und das anschließende Inplacement sind teuer. Das nötige Offboarding im Zuge der Kündigung kann kritisch verlaufen und schlimmstenfalls die Reputation des Unternehmens beschädigen. Diese Art der Demotivation lässt sich aber durch ein geplantes Onboarding vermeiden.

Das Onboarding-Programm

Planen Sie daher, wie Sie den Neuankömmling an Bord holen. Das sollte strukturiert und systematisch erfolgen, weshalb große Unternehmen Onboarding-Programme auflegen. Natürlich lässt sich die Früh-Fluktuation nicht komplett verhindern, weil es hierfür weitere Gründe wie einen mangelnden Cultural Fit oder auch das Scheitern des Mitarbeiters an seiner Aufgabe gibt. Doch die Fluktuation in den ersten Wochen der Beschäftigung lässt sich deutlich reduzieren. Ein gutes Onboarding-Programm führt zu einer positiven Haltung des Neueinsteigers zum Unternehmen, zu seiner Arbeit, zum Team und zum Chef. Definieren Sie die Onboarding-Ziele. Zu diesen gehört:

• Ein neuer Mitarbeiter soll fachlich rasch sattelfest werden und sich sicher fühlen. Es sind Über- und Unterforderung zu vermeiden. Letztere gilt kurz nach der Einstellung als etwas gefährlicher. Sie erweckt den Eindruck, dass es in der Firma “nicht genug zu tun” gäbe. Außerdem brennt der neue Mitarbeiter darauf, sich einzubringen. Er darf daher ruhig etwas mehr belastet werden, damit er seine Stärken und Talente zeigen kann. Nur regelrechte, massive Überforderung darf es nicht geben.
• Die soziale Integration ins Team muss vorbildlich verlaufen. Der neue Kollege benötigt tragfähige Beziehungen zum direkten Vorgesetzten, zu seinen Teammitgliedern und zu anderen Abteilungen.
• Der Cultural Fit – der kulturelle Passensgrad – sollte schon bei der Einstellung beachtet werden, doch er lässt sich danach noch umfangreich fördern. Ein neuer Mitarbeiter muss die Unternehmenskultur kennenlernen, damit Reibungen vermieden werden und er zur Überzeugung gelangt, dass er einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet.

Wirkungen eines guten Onboarding-Programms

Der Mitarbeiter sollte schnell die volle Leistung erreichen, das ist eine der angestrebten Wirkungen solcher Programme. Es ist aber nicht die einzige und auch nicht die einzig erstrebenswerte, auch wenn viele Personalverantwortliche fast nur daran denken. Weitere, ebenso wichtige Effekte sind:

• Der Mitarbeiter bleibt längerfristig im Unternehmen.
• Er fühlt sich motiviert und ist zufrieden.
• Der neue Kollege teilt gern sein Wissen und entwickelt sich weiter.
• Er weiß, welche Leistungen er im Sinne der angestrebten Effizienz seines Teams erbringen muss.
• Gut eingearbeitete Kollegen erweisen sich in der Regel als sehr loyal gegenüber der Firma.
• Sie empfehlen “ihre” Firma gern weiter: Dieser Arbeitgeber ist tatsächlich attraktiv.

Wie lange dauert ein Onboarding?

Der gesamte Prozess beginnt schon mit der Vertragsunterzeichnung. Frühestens kann er nach der Probezeit enden, spätestens sollte er nach einem Jahr abgeschlossen sein. Standardisierte Abläufe beschleunigen in der Regel einen Onboarding-Prozess. Sie lassen sich in Checklisten und Leitfäden manifestieren. Legen Sie Verantwortlichkeiten und Termine fest. Sie sparen damit deutlich Zeit bei Neueinstellungen, zudem arbeitet der neue Mitarbeiter wesentlich schneller effizient und bringt Ihnen Gewinn. Den Onboarding-Prozess sollten Sie unternehmensintern weiterentwickeln. Es lässt sich immer etwas verbessern.

Phasen des Onboarding-Prozesses

Planen Sie für Ihren Onboarding-Prozess drei Phasen ein, die Sie dann nacheinander durchführen. Es kann kleine Überschneidungen zwischen ihnen geben:

Phase 1 Vorbereitung:

Ab der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages beginnen Sie, den Onboarding-Prozess vorzubereiten. Die Phase endet mit dem ersten Arbeitstag des Kollegen im Unternehmen. Ihr Ziel bei der Vorbereitung ist es, sich als professioneller Arbeitgeber zu präsentieren. Senden Sie dem neuen Kollegen wichtige Informationen zu, so Ihre Unternehmensbroschüre, aber auch Detailinformationen zu seinem zukünftigen Arbeitsbereich sowie zu Möglichkeiten der betriebsinternen Fort- und Weiterbildung.

Klären Sie auch offene Fragen, die konkret für den Arbeitsbeginn wichtig sind. Was benötigen Sie vom zukünftigen Mitarbeiter für die Ausgestaltung seines Arbeitsplatzes? Braucht er einen Kindergartenplatz? Möchte er flexibel arbeiten? Wenn ja, welches wären seine Kernarbeitszeiten? Er benötigt umgekehrt von Ihnen den Einarbeitungsplan. Sie können einen Kollegen für die Patenschaft benennen und dies dem neuen Mitarbeiter schon mitteilen. Nicht zuletzt sollten Sie schon den Arbeitsplatz des neuen Kollegen in Absprache mit ihm ausgestalten. Sein Team muss nun über die Neueinstellung informiert werden.

Phase 2 Orientierung:

Die zweite Phase dauert – beginnend am ersten Arbeitstag – etwa bis zum dritten Monat der Beschäftigung. Der Mitarbeiter lernt nun seine Rollen und Aufgaben sowie alles über das Unternehmen, seine konkreten Tätigkeiten, sein Team, die Organisation und die Abläufe kennen. Die Firma sollte für eine ordentliche Begrüßung sorgen, den Kollegen und sein Team sowie den Paten einander vorstellen, ein Gespräch mit dem Vorgesetzten organisieren und den Arbeitsplatz, die Arbeitsabläufe und die spezifischen Tätigkeiten des Kollegen genau erklären. All das lässt sich in einer Mappe (auch einem digitalen Ordner) gut zusammenfassen. Der neue Kollege benötigt auch Schlüssel und Passwörter. In seiner ersten Arbeitswoche muss er einen Überblick über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens erhalten. Er benötigt eine umfassende EDV-Einweisung geben und sollte Kunden kennenlernen. In einem Gespräch mit seinem Vorgesetzten lassen sich die gegenseitigen Erwartungen festklopfen.

Phase 3 Integration:

Diese Phase beginnt im dritten Monat und dauert bis zum Ende des Onboardings nach sechs oder 12 Monaten. Der neue Kollege wird nun während seine Arbeit komplett ins Unternehmen integriert. Die Firma unterstützt die Integration durch Einführungsveranstaltungen und Workshops, durch die Vertiefung der Kundenkontakte und durch eine aktive Teamintegration. Der Kollege lernt, wie er seine Position ausfüllen kann. Er arbeitet in Projektgruppen mit und nimmt Fortbildungsangebote wahr. In dieser Phase muss auch das erste Feedbackgespräch stattfinden. Möglicherweise lassen sich dabei noch Verbesserungsmöglichkeiten beim Onboarding identifizieren.

War das Onboarding erfolgreich?

Das lässt sich einem Feedbackgespräch ganz zum Schluss ermitteln. Der Kollege wird seine Meinung unumwunden äußern. Auch Sie sollten ein sicheres Gefühl dafür haben, ob Sie den Mitarbeiter gut integrieren konnten.