Inplacement: Systeme für die erfolgreiche Personaleinführung

Die Personaleinführung neuer Mitarbeiter ist im HR-Management ein bislang vernachlässigtes Themengebiet. Die Recruiter konzentrieren sich vorrangig auf die Personalwerbung und die Personalauswahl. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie erfolgreiches Inplacement funktionieren kann und welche Rolle es für die spätere Mitarbeiterbindung spielt.

Einarbeitungsplan zur Vermeidung von Frühfluktuation

Die Frühfluktuation – das sehr zeitige Ausscheiden neu eingestellter Mitarbeiter – ist ein Indikator für die fehlgeschlagene Einstellung. Allerdings sagt dieser Indikator nichts darüber aus, an welcher Stelle des Einstellungsprozesses Fehler passiert sind. Infrage kämen die Rekrutierung, die Selektion oder das Inplacement.

Die meisten Unternehmen fokussieren bei der Fehleranalyse auf die ersten beiden Stufen (Rekrutierung und Selektion), das Onboarding wird eher selten beachtet. Es ist aber für die erfolgreiche Integration eines neuen Mitarbeiters zentral. Die Aufwendungen für systematisches Inplacement sind dabei vergleichsweise gering. Daher lohnt es sich, diesem Thema eine große Aufmerksamkeit zu widmen. Diese Aufmerksamkeit fehlt in vielen Unternehmen.

Wenn die Einstellinterviews erfolgreich durchgeführt wurden und der neue Mitarbeiter den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, glauben viele Personalchefs, die betreffende Neueinstellung könne nun als abgeschlossen gelten. Doch das stimmt nicht. Mit der Einstellung beginnt nämlich das Inplacement, ein Prozess, für den große Unternehmen ein Jahr veranschlagen. Er verursacht einen gewissen Aufwand, weil der neue Mitarbeiter lernen muss, innerhalb der zunächst unbekannten Rahmenbedingungen angemessen zu agieren. Seine Kollegen müssen ihn dabei unterstützen, was für sie aufwendig ist.

Die Unterstützung gelingt wesentlich effizienter mit einem strukturierten Einarbeitungsplan. Dessen Entwicklung und Ausführung obliegt dem HR- und Fachbereich gemeinsam. Das HR-Management verantwortet den reibungslosen Einarbeitungsprozess durch das Schaffen firmenübergreifender Verfahren und Standards, die den Rahmen für jede Einarbeitung vorgeben. Dazu gehören Einführungsveranstaltungen und Checklisten als Hilfe für die Fachbereiche, die wesentliche Punkte der Einarbeitung benennen – so etwa die Probezeitbeurteilung und konkrete Unterstützungsangebote. Die Fachbereiche müssen den Prozess im Arbeitsalltag umsetzen. Zudem unterstützen sie täglich den neuen Mitarbeiter bei seiner Einarbeitung.

Inplacement auf drei Ebenen

Onboarding (Inplacement) findet auf drei Ebenen statt:

• Fachintegration: Der Mitarbeiter eignet sich in den ersten Wochen und Monaten Kenntnisse zum Arbeitsgebiet, zu den Produkten und zum Unternehmen an. Die Schwerpunkte bilden dabei bestimmte Aufgabenstellungen, Faktenwissen und die Anwendung eigener Kenntnisse und Fähigkeiten für das Erreichen von Unternehmenszielen.
• Sozialintegration: Der Mitarbeiter macht sich mit dem neuen sozialen Arbeitsumfeld vertraut. Er lernt Vorgesetzte, Kollegen und Kunden kennen. Er erfährt, wie in diesem Unternehmen in Teams und Projektgruppen gearbeitet wird, wie die Abstimmung unter Kollegen funktioniert und wie er sich eine eigene Position in der Bereichsstruktur erarbeiten kann. Die Sozialintegration führt dazu, dass der Mitarbeiter im Kollegenkreis die nötige Akzeptanz erhält.
• Werteorientierung: Ein weitere Integration betrifft die Anpassung des Mitarbeiters an die Werte, Ziele und
  Führungsgrundsätze des Unternehmens. Eine zentrale Rolle spielt dabei die corporate identity des Unternehmens. Werteorientierte Integration benötigt Zeit. Sie erfolgt über Leitbilder und noch stärker über das Vorbild gelebter Werte im Unternehmen

Die Fachintegration betrachten alle Unternehmen als unabdingbar, die soziale und werteorientierte Integration wird häufig ungenügend beachtet. Die meisten Arbeitsverhältnisse, die frühzeitig scheitern, endeten nicht wegen fachlicher Defizite des neuen Mitarbeiters, sondern wegen mangelnder sozialer Integration oder weil der Mitarbeiter die Werte des Unternehmens innerlich nicht vollkommen überzeugt mittragen konnte. Mit den nachfolgend genannten Tipps lässt sich jedoch die Personaleinführung erfolgreich durchführen. Gleichzeitig steigt im weiteren Verlauf der Tätigkeit die Mitarbeiterbindung.

Gut gestalteter Arbeitsplatz

Der eigene Arbeitsplatz ist für jeden Mitarbeiter bedeutsam. Er soll zunächst so funktional sein, dass er die Arbeit effizient unterstützt. Darüber hinaus hat er eine Bedeutung als sicherer Hafen und eigenes Reich. Nicht umsonst gilt es als No-Go, jemandem in seinen Arbeitsbereich auf dem Schreibtisch hineinzufassen. Es ist sozusagen die Intimsphäre der beruflichen Tätigkeit, die viele Büroarbeiter mit allerlei Utensilien rund um den Bildschirm – Stiftehalter, Locher, Tischrechner etc. – begrenzen. Das sagt schon aus, wie privat ein Arbeitsplatz eigentlich ist. Dementsprechend muss er auch als echte Wohlfühlzone gestaltet werden, was das Unternehmen verantwortet. Das Licht, die Temperatur, die Umgebungsgeräusche und die Abstände zu den Kollegen im Raum müssen stimmen. Schon ab dem ersten Arbeitstag muss der Arbeitsplatz eines neuen Mitarbeiters komplett ausgestattet sein. Das PC-Equipment sollte nicht veraltet sein, der Bildschirm benötigt eine augenfreundliche Auflösung.

Der erste Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag gewinnt der neue Mitarbeiter einen ersten und damit entscheidenden Eindruck. Er lernt die vorherrschende Grundhaltung im neuen Unternehmen kennen und stellt sich künftig darauf ein. Ereignisse am ersten Arbeitstag spielen eine große Rolle als Schlüsselerlebnisse. Daher sollte ein neuer Mitarbeiter von seinem unmittelbaren Vorgesetzten empfangen werden. Die Kollegen sollten über seinen Eintritt informiert sein. Eine sehr positive Geste ist ein kleines Begrüßungsgeschenk. Die Kaffeetasse mit Firmenaufdruck ist ein Klassiker. Im Intranet und am Aushang sollte der neue Mitarbeiter vorgestellt werden.

Paten und Mentoren

Paten und Mentoren unterstützen sehr sinnvoll das Inplacement. Der Pate ist ein erfahrener Kollege, an den sich der neue Mitarbeiter anfangs ständig wenden kann. Ein Pate hilft bei organisatorischen Alltagsfragen, bei fachlichen Problemen und beim Einschätzen von Kollegen, Vorgesetzten und Situationen. Der Mentor ist eine Führungskraft, wobei sich ein Vorgesetzter aus einem anderen Fachbereich gut eignet, um innere Konflikte zwischen Vorgesetzten- und Mentorenrolle zu vermeiden. Er gibt vorrangig fachliche Anregungen und unterstützt die Beurteilung von unternehmerischen Entscheidungen.

Geplante Personaleinführung

Einarbeitungspläne unterstützen das Inplacement. Die entsprechenden Maßnahmen können on the job, near the job und off the job durchgeführt werden. Es geht um Einführungsveranstaltungen, Schulungen, Besuche in verschiedenen Abteilungen und nicht zuletzt um das Feedbackgespräch. Dieses dient der Orientierung des neuen Mitarbeiters. Er braucht ein fundiertes Feedback, um seine Leistungen und sein Verhalten zu reflektieren. Zudem dient ein Feedbackgespräch dazu, neuen Mitarbeitern die Motive für Vorgänge in einer Organisation aufzuzeigen. Das Feedback sollte positive Aspekte ebenso wie Verbesserungspotenzial beinhalten. Auch mit langjährigen Beschäftigten werden solche Gespräche geführt. Die Mitarbeiterbindung hängt sehr maßgeblich vom regelmäßigen, gut geführten Feedbackgespräch ab.