Offboarding: Abschied seriös gestalten

Offboarding ist das Gegenteil von Onboarding: Letzteres erfolgt nach der Einstellung eines Mitarbeiters, er wird “an Bord genommen”. Bei Offboarding geht er von Bord, weil er gekündigt hat oder ihm gekündigt wurde. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie diesen Abschied so seriös wie möglich gestalten.

Warum ist das Offboarding so wichtig?

Die meisten Arbeitgeber haben das Onboarding fest im Blick und denken eher wenig an das Abschiedsgespräch. Das liegt unter anderem daran, dass Kündigungen für beide Seiten niemals angenehm sind, unabhängig davon, wer wem gekündigt hat und ob die Kündigung einvernehmlich oder eher im Streit erfolgte. Doch wie hoch auch immer die Wogen geschlagen haben: Im Exit-Gespräch haben Sie die Chance, diese wieder zu glätten.

Sollten Sie als Arbeitgeber dem Mitarbeiter gekündigt haben, ist der stilvolle Abschied besonders wichtig, denn Sie haben einen Ruf zu verlieren. Beenden Sie jedes Arbeitsverhältnis so kollegial wie möglich. Es mag sein, dass Sie über den Abschied eher froh sind, denn manche Arbeitnehmer erwiesen sich als ineffizient, unbequem oder beides zugleich. Der Kündigungsschutz macht Ihnen in solchen Fällen die Trennung nicht leicht. Es gibt aber immer Mittel und Wege, die “betriebsbedingte“ Kündigung ins Feld zu führen und damit formal korrekt vorzugehen. Das wiederum bemerkt der Arbeitnehmer, er könnte verbittert sein. Umso wichtiger wäre ein respektvoller Offboarding-Prozess, von dem Sie im Endeffekt profitieren. Prinzipiell raten wir allerdings dazu, unseriöse Kündigungen zu vermeiden. Die betreffenden Mitarbeiter verhalten sich anschließend höchst unkooperativ und könnten Schaden anrichten:

• Einige von ihnen bemühen das Arbeitsgericht.
• Geschasste und verbitterte Angestellte verbreiten regelmäßig bis zum endgültigen Ausscheiden schlechte Stimmung in der Firma.
• Die Kollegen solidarisieren sich manchmal mit dem aus ihrer Sicht zu Unrecht entlassenen Mitarbeiter. Das Betriebsklima kann gefährlich kippen. In einigen Fällen folgt auf so einen Vorgang eine Fluktuationswelle.
• Auch online kann der gekündigte Mitarbeiter Ihrer Reputation schaden.
• Der Offboarding-Prozess leidet. Sie benötigen aber eine korrekte und umfassende Übergabe.

Einige dieser Effekte treten auch ein, wenn Sie ein ungenügendes (oder gar kein) Exit-Gespräch führen. Sie sollten daher unseriöse Kündigungen vermeiden und auf ein optimales Offboarding achten.

Offene Kommunikation im Offboarding-Prozess

Beginnen Sie das Offboarding stets mit einem sehr offenen Gespräch. Sollten Sie dem Mitarbeiter gekündigt haben, ist dieser Schritt die Ultima Ratio (das letzte Mittel) zur Ausräumung von bestehenden Konflikten. In der Regel haben Sie schon vor der Kündigung Gespräche mit dem Kollegen geführt, doch diese blieben fruchtlos, sodass die Kündigung unausweichlich wurde. Wenn Sie diese nun ausgesprochen haben, geht es darum, sich im Frieden zu trennen. Dazu dient das Exit-Gespräch. Nehmen Sie es so ernst wie das Einstellungsgespräch vor dem Onboarding. Es gibt für den ersten, aber auch für den letzten, bleibenden Eindruck nur jeweils eine Chance.

Vorbereitung und Durchführung des Offboarding-Gesprächs

Das Gespräch muss vorbereitet werden. Sie sollten sich Ihre Argumente vor allem dann sehr genau überlegen, wenn Sie gekündigt haben. Terminieren Sie das Gespräch kurzfristig, legen Sie den Termin auf einen der letzten Tage des Mitarbeiters im Unternehmen – aber nicht auf den allerletzten Tag, denn es muss noch die geordnete Übergabe erfolgen. Erklären Sie im Gespräch konkret, warum Sie die Kündigung aussprechen mussten. Bereiten Sie sich auf eine heftige Reaktion Ihres Mitarbeiters vor und überlegen Sie im Vorfeld, wie Sie darauf reagieren. Sie müssen durchaus nicht jeden Wutanfall hinnehmen, jedoch sollten Sie auf keinen Fall selbst zu emotional reagieren. Im Anschluss an dieses Gespräch sollten Sie mit den Kollegen des Mitarbeiters reden. Hierbei verwenden Sie die identischen Argumente wie dem Mitarbeiter gegenüber und beantworten auch Fragen.

Wenn Offboarding zum Bleibegespräch führt

Wenn der Mitarbeiter gekündigt hat, führen Sie ebenfalls das Gespräch. Jedoch dürfte es dann in einigen Fällen Ihr Ziel sein, den Kollegen zum Bleiben zu motivieren. Holen Sie zunächst wichtiges Feedback von ihm ein und lassen Sie die Personalabteilung als neutralen Akteur moderieren. Nehmen Sie sich besonders in so einem Fall sehr viel Zeit. Terminieren Sie das Gespräch zeitnäher (einige Tage bis rund zwei Wochen, nachdem Sie die Kündigung erhalten haben) und hören Sie sich in Ruhe die Kritik Ihres Arbeitnehmers an. Dass Sie hierfür ein offenes Ohr mitbringen, dürfen Sie schon vor dem Gespräch in einem Halbsatz kommunizieren: “Sie können mir dann wirklich alles sagen!” – Selbst wenn Sie mit dem Bleibegespräch keinen Erfolg haben, der Mitarbeiter also an seiner Kündigung festhält, evaluieren Sie auf diese Weise wichtige Probleme in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Personalpolitik. Eine offene Gesprächsführung verschafft Ihnen allerdings immer die Chance, den Kollegen “umzudrehen”. Vielleicht überlegt er es sich und nimmt tatsächlich die Kündigung zurück, wenn er feststellt, dass Sie ein offenes Ohr für ihn haben.

Faires Offboarding: Dienstleister bis zuletzt

Ein faires Offboarding ist dadurch gekennzeichnet, dass Sie sich bis zur letzten Minute fair verhalten. Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter die strukturierte Übergabe, seine restlichen Urlaubstage und sein Recht auf Abgeltung des Urlaubs. Sorgen Sie für ein faires Arbeitszeugnis und unterstützen Sie den ausscheidenden Kollegen. Vielleicht treffen Sie sich einmal wieder.