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Exit-Gespräch

Exit-Gespräch: 8 Tipps zum Abschied

Das Exit-Gespräch wird nach der Kündigung geführt, es gilt als aufschlussreich. Die Mitarbeiter geben dabei ein ehrliches Feedback, das sie während ihrer Beschäftigung niemals so offen formuliert hatten. Doch nun haben sie nichts mehr zu verlieren. Erfahrene Personaler nutzen diese Chance und lernen daraus. Erfahren Sie hier, wie Sie ein Exit-Gespräch optimal führen und damit die wahren Gründe der Kündigung herausfinden.

Was bringt das Exit-Gespräch?

Die Kündigung eines erstklassigen Mitarbeiters ist per se eine ungünstige Situation, doch ein guter Personaler kann daraus wichtige Erkenntnisse gewinnen – wenn er das letzte Interview richtig führt.

Dabei werden die Gründe für die Kündigung zutage treten. Möglicherweise hat der Mitarbeiter von einer anderen Firma einfach ein so gutes Angebot erhalten, dass er es nicht ausschlagen konnte. Das wäre der harmloseste Fall, doch vielleicht war der Mitarbeiter auch mit der Arbeitssituation unzufrieden. Das sollte der Personaler herausfinden, um Verbesserungspotenziale aufzudecken. Aus diesen lassen sich entsprechende Maßnahmen ableiten, die weitere Kündigungen unwahrscheinlicher werden lassen. Achten Sie bei diesem Interview auf die nachfolgend genannten Tipps.

 

  Tipp 1:   letztes Interview grundsätzlich durchführen.

Als Personalchef sollten Sie das Interview generell durchführen. Am vollen Terminkalender darf es nicht scheitern. Es muss jedem Mitarbeiter angeboten werden, der gekündigt hat. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse sind so wertvoll, dass Sie nicht darauf verzichten können. Mitarbeiter antworten in diesem Interview sehr offen, denn ihren Job können sie mit ehrlichen Antworten nicht mehr gefährden.

 

  Tipp 2:   Interview als persönliches Gespräch führen

Bei Einstellungs- und Mitarbeitergesprächen werden regelmäßig standardisierte Fragebögen verwendet, die aus Gründen der Vergleichbarkeit durchaus sinnvoll sind. Doch das letzte Gespräch vor dem Abschied sollten Sie sehr persönlich führen.

Das fördert die Vertrauensbasis, aber nur, wenn dem Gespräch eine gründliche Vorbereitung vorausgeht. Natürlich gibt es Mitarbeiter, die sich auf das Exit-Gespräch nicht einlassen möchten. Diesen können Sie einen Fragebogen zukommen lassen, der aber auch individuell auf diesen Mitarbeiter zugeschnitten sein sollte.

  Tipp 3:   Zeitpunkt richtig wählen

Das Exit-Gespräch sollte erst kurz vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters geführt werden. Natürlich möchten Sie den Kündigungsgrund recht schnell erfahren, wahrscheinlich hat ihn der Mitarbeiter bereits in seinem Kündigungsschreiben formuliert. Doch in solchen Schreiben sind die Mitarbeiter selten vollkommen ehrlich. Sie möchten in ihren letzten Wochen im Unternehmen jedes Konfliktpotenzial entschärfen. Im Exit-Gespräch wenige Tage vor ihrem endgültigen Ausscheiden hingegen können sie ehrlich sein.

  Tipp 4:   Wer sollte das Gespräch führen?

Sie können es als Personalchef selbst führen, der unmittelbare Vorgesetzte des Mitarbeiters ist eher schlecht geeignet. Mit diesem kann es Spannungen gegeben haben, die sogar der Kündigungsgrund waren. Es gibt darüber hinaus außer den Mitarbeitern der Personalabteilung vielleicht noch weitere vertrauenswürdige Personen im Unternehmen, auch diese könnten das Gespräch führen.

  Tipp 5:   Vertrauen gewinnen

Der Mitarbeiter muss ihnen vertrauen. Das bedeutet, er muss daran glauben können, dass seine Aussagen vertraulich behandelt werden. Davon sind vor allem sensible Informationen betroffen. Sollten Sie sein Feedback mit seinen Vorgesetzten teilen wollen, müssten Sie vorab sein Einverständnis einholen.

  Tipp 6:   Überzeugungsarbeit

Sie sollten den Mitarbeiter davon überzeugen, dass das Interview für ihn selbst gut, wichtig und richtig ist. Dabei können Sie damit werben, dass sein Feedback im Unternehmen sicher Veränderungen bewirken wird. Dieses Argument kann ihn aus zwei Gründen motivieren:

Erstens möchten Menschen gern etwas bewegen, zweitens könnte es schließlich passieren, dass der Mitarbeiter irgendwann zurückkehrt. Dann wäre es gut für ihn, wenn es die betreffenden Faktoren nicht mehr gibt, die seine Unzufriedenheit ausgelöst hatten.

Falls Sie es begrüßen würden, dass sich der Mitarbeiter später wieder bei Ihnen bewirbt, sollte Sie ihm das unbedingt mitteilen. Dieses Gespräch ist die perfekte Gelegenheit dafür.

  Tipp 7:   Aufmerksamkeit

Hören Sie Ihrem Mitarbeiter sehr genau zu, reden Sie selbst wenig. Sie möchten vorrangig etwas erfahren. Es ist in dieser Situation auch nur wenig hilfreich, jetzt das Unternehmen verteidigen zu wollen. Gegenangebote zur Kündigung meistens vollkommen zwecklos, sie hinterlassen eher ein schlechtes Bild. Betonen Sie stattdessen die Wertschätzung, die das Unternehmen dem Mitarbeiter ungebrochen entgegenbringt.

  Tipp 8:   Archivierung

Das erhaltene Feedback des Interviews sollten Sie archivieren, es birgt vermutlich wertvolle Erkenntnisse. Wenn Sie Zeit haben, analysieren Sie das Gespräch. Vielleicht ergreift das Unternehmen daraufhin die nötigen Maßnahmen, um eine gewisse Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern abzubauen.  Sie können die Ergebnisse für einen Vergleich mit ähnlichen Interviews nutzen.

Wenn mehrere Mitarbeiter aus denselben Gründen gekündigt haben, wäre es dringend geboten, diese Gründe abzustellen. Es könnte sich um fehlende Karriereperspektiven, zu wenig Geld oder eine schlechte Work-Life-Balance handeln. Manchmal stimmt auch einfach das Betriebsklima nicht.

Fragen im Exit-Interview

Ein Standardfragebogen ist wie erwähnt nicht zu empfehlen. Passen Sie am besten Ihre Fragen an den Gesprächsverlauf an, der auch vom Mitarbeiter bestimmt wird. Möglicherweise hat dieser kein Problem damit, Dinge direkt anzusprechen.

In diesem Fall können Sie direkte Fragen stellen:

  • “Warum möchten Sie kündigen?“
  • “Was könnte das Unternehmen nach Ihrer Meinung verbessern?“

Es gibt auch Mitarbeiter, die niemandem eine Schuld zuweisen möchten. In diesem Fall bieten sich indirekte Fragen an, um das Problem im Kern zu erfassen:

  • “Haben Sie einen Ratschlag für Ihren Nachfolger?“
  • “Wenn Sie etwas im Unternehmen ändern könnten: Wie würden Sie vorgehen?“

Da die Gründe für eine Kündigung vielfältig sein können, sollten Sie unabhängig von den Antworten bestimmte Themenbereiche unbedingt ansprechen.

Das sind diese Punkte:

  • Gehalt
  • Zufriedenheit mit der Arbeit
  • Karrierepläne
  • Betriebsklima
  • Verhältnis zu Vorgesetzten

Nicht nur kritische Punkte besprechen

Es müssen in diesem Interview nicht nur kritische Punkte angesprochen werden. Sie können den Mitarbeiter auch fragen, was ihm an seiner Arbeit gefallen hat. Vielleicht erfahren Sie etwas über verborgene Stärken Ihrer Firma. Das hilft Ihnen wiederum ihre  Arbeitgebermarke besser zu entwickeln. In künftigen Einstellungsgesprächen können Sie diese als Argument einbringen.

Nicht zuletzt ist es interessant zu erfahren, wie der Mitarbeiter seine neue Stelle gefunden hat. Dadurch erfahren Sie, welche Kanäle (Anzeigen- und Jobportale, Personaldienstleister) gerade genutzt werden.